Введение электронных трудовых книжек сопровождается внесением поправок в закон об индивидуальном (персонифицированном) учете (от 01.04.1996 № 27-ФЗ), которые устанавливают для работодателей новую обязанность.
С 1 января 2020 года работодателям необходимо представлять в информационную систему ПФР сведения о трудовой деятельности своих работников. Данную отчетность необходимо будет сдавать в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. С 2021 года такие отчеты необходимо будет сдавать при каждом кадровом изменении. ПФР в связи с этим уже подготовил форму «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)».
Одновременно поправки в статью 17 закона № 27-ФЗ устанавливают, что за непредставление, представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности работодатель или его должностное лицо будет привлекаться к административной ответственности, как за нарушение трудового законодательства, то есть по статье 5.27 КоАП РФ.
Таким образом, по действующим в настоящее время нормам статьи 5.27 КоАП РФ, перечисленные нарушения грозят предупреждением или административным штрафом:
для должностных лиц и ИП в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей.
Повторное нарушение грозит:
должностному лицу штрафом от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацией на срок от года до 3 лет;
ИП – штрафом от 10 000 до 20 000 рублей;
юрлицу штрафом - от 50 000 до 70 000 рублей.
Вместе с тем, Госдумой принят в первом чтении законопроект № 748758-7, который должен дополнить статью 5.27 КоаП РФ новым положением. Оно гласит, что неоднократное нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности в информационную систему органа, осуществляющего индивидуальный (персонифицированный) учет в системе обязательного пенсионного страхования, либо неоднократное представление неполных и (или) недостоверных сведений - влечет предупреждение должностных лиц. Под неоднократным нарушением понимается совершение работодателем указанных действий два и более раза в течение года.
Соответственно, после принятия этих поправок должностным лицам за нарушения при представлении в ПФР сведений о трудовой деятельности работников будут выносить предупреждения.
Хроника событий
Опубликованы законы о переходе на электронные трудовые книжки
16.12.2019. Президент РФ Владимир Путин подписал законы, которые устанавливают возможность ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде.
Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ содержит поправки в ТК РФ. Они устанавливают возможность введения сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Согласно новым положениям, сведения в электронной форме будут являться основной информацией о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, включающей сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора. Эта информация будет представляться работодателями в информационную систему Пенсионного фонда РФ.
Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ вносит поправки в закон об индивидуальном (персонифицированном) учете (от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Они вводят с 1 января 2020 года новую обязанность для работодателей, который будут представлять в информационную систему ПФР сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц. При этом за непредставление, представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности работодатель или его должностное лицо будет привлекаться к административной ответственности, как за нарушение трудового законодательства, то есть по статье 5.27 КоАП РФ.
С 1 января 2021 года работодатели по выбору работника смогут вести трудовые книжки в электронном виде. До 30 июня 2020 года работодатели обязаны в письменной форме уведомить каждого работника о праве выбора между бумажной или электронной трудовой книжкой. Соответственно, каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно сможет подать работодателю письменное заявление о том, какую форму ведения трудовой книжки он выбрал, но если заявление не было подано, то работодатель продолжит вести трудовую книжку в бумажном виде.
Для лиц, впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года, все сведения будут вестись в электронном виде, и бумажная трудовая книжка им оформляться не будет.
Указанные федеральные законы вступят в силу с 1 января 2020 года.
Как оформить перевод работника на электронную трудовую книжку
06.12.2019. Глава Департамента организации персонифицированного учета пенсионных прав застрахованных лиц ПФР Наталья Белянцева рассказала сегодня в рамках Дня Бухгалтерии 1С в Большом Московском цирке, как работодатели должны оформлять перевод работников на электронные трудовые книжки.
Представитель ПФР напомнила, что 3 декабря текущего года депутаты Госдумы одобрили законопроекты, которые устанавливают возможность ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде. Согласно одобренным нормам, в течение всего 2020 года работники должны подать своим работодателям заявления о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажной или электронной).
«Если работник подал заявление о дальнейшем ведении трудовой книжки на бумаге, то в будущем он может подать заявление о переходе на электронный вид», - пояснила Наталья Белянцева.
По словам представителя ПФР, это право сохраняется за работником при смене им места работы. «Если вдруг работник переходит с одного предприятия на другое, то это право о переходе на электронную трудовую книжку за ним сохраняется», - отметила Наталья Белянцева.
Представитель ПФР также разъяснила, как работодатель должен оформить бумажную трудовую книжку в случае, если работник решит вести ее в электронной форме.
«Если работник изъявил желание, чтобы его трудовая книжка велась в электронной форме, то в дальнейшем работодатель освобождается от ответственности за хранение трудовой книжки работника. Бумажная трудовая книжка при этом выдается на руки работнику. Последняя запись, которая будет в такой трудовой книжке, будет говорить о том, что конкретный работник выбрал ведение трудовой книжки в электронном виде. Соответственно, там не будет записи об увольнении с данного предприятия», - отметила Наталья Белянцева.
Глава департамента ПФР подчеркнула, что каждому работодателю необходимо провести серьезную работу в своих трудовых коллективах по сбору и обработке заявлений работников о выборе формы трудовой книжки. Сведения о том, какую форму трудовой книжки выбрал каждый работник, будут включаться в новый вид отчетности, представляемый в ПФР.
День Бухгалтерии – это ежегодное мероприятие, которое позволяет посетителям получить самую последнюю информацию об изменениях законодательства и новшествах в программах «1С» от ведущих специалистов Минфина, ФНС, ПФР и экспертов фирмы «1С». Каждый год мероприятие посещают несколько тысяч бухгалтеров и партнеров «1С».
Госдума одобрила законы о переходе на электронные трудовые книжки
03.12.2019. Госдума одобрила в третьем (окончательном) чтении законопроекты, которые устанавливают возможность ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде.
Одобренные законопроекты (№ 748684-7 и № 748744-7) содержат поправки в Трудовой кодекс РФ, в закон об индивидуальном (персонифицированном) учете (от 01.04.1996 № 27-ФЗ) и в КоАП РФ.
Поправки в ТК РФ устанавливают возможность введения сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Согласно новым положениям, сведения в электронной форме будут являться основной информацией о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, включающей сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора. Эта информация будет представляться работодателями в информационную систему Пенсионного фонда РФ.
Одновременно поправки вносятся в закон об индивидуальном (персонифицированном) учете (от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Они вводят с 1 января 2020 года новую обязанность для работодателей, который будут представлять в информационную систему ПФР сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц.
Как уточняют в Госдуме, законопроекты предполагают, что с 1 января 2021 года работодатели по выбору работника смогут вести трудовые книжки в электронном виде. До 30 июня 2020 года работодатели обязаны в письменной форме уведомить каждого работника о праве выбора между бумажной или электронной трудовой книжкой.
Каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно сможет подать работодателю письменное заявление о том, какую форму ведения трудовой книжки он выбрал, но если заявление не было подано, то работодатель продолжит вести трудовую книжку в бумажном виде.
Для лиц, впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года, все сведения будут вестись в электронном виде, и бумажная трудовая книжка им оформляться не будет.
СОВЕТ
Сейчас по общему правилу всем впервые поступающим на работу сотрудникам трудовая книжка оформляется работодателем. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него их стоимость. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.
Исключения составляют случаи, когда на стороне работодателей выступают физлица, не являющиеся ИП. Такие работодатели не обязаны вести трудовые книжки своих сотрудников. Они не имеют права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
В 2020 году работодатели обязаны будут подготовить и принять локальные нормативные акты о кадровом учете в электронной форме, а также внести изменения в уже действующие акты о кадровом учете. Одновременно с целью перехода на электронные трудовые книжки для работодателей будет введена обязанность по направлению в ПФР новой отчетности по форме № СЗВ-ТД. Данную отчетность необходимо будет сдавать в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. С 2021 года такие отчеты необходимо будет сдавать при каждом кадровом изменении. Например, при устройстве на работу и увольнении сотрудника.
Источник: https://buh.ru/